Orbitah

Automatiza tu operación de freight forwarding con IA.

Orbitah cotiza, reserva, prepara instrucciones de embarque y documentos, revisa el BL y sigue cada contenedor. La IA lee correos y documentos; las tarifas y las validaciones salen de tus tablas y de las reglas de tu negocio.

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Ver los seis flujos

De la cotización a la entrega con IA.

Cada naviera, aerolínea y cliente pide las cosas a su manera: portales distintos, reglas de caracteres, ventanas de presentación, decisiones de BL que no se pueden deshacer, cambios operacionales de último minuto. Ahí está Orbitah, trabajando para ti.

Cotización de fletes: Responde cada solicitud sin armarla a mano en Excel.

Las solicitudes llegan por correo o chat, incompletas y desordenadas. El flujo extrae lo que importa, pide lo que falta, calcula con las tablas vigentes y responde en el mismo hilo.

01Cotización asistida por IAStaging
Bandeja de entradaOutlook
cliente@importadora.example09:52

RE: Cotización urgente Shanghái – Buenaventura

Ya registrada
cliente@importadora.example09:41

Cotización urgente Shanghái – Buenaventura

Hola Laura, necesito precio para 2 contenedores de 40' HC saliendo la otra semana de Shanghái a Buenaventura, unos 18 000 kg cada uno, FOB. ¿Me confirmas?

Enviaste la cotización09:44

También escuchaFormulario webChat web
Orbitah

Leí el correo de Outlook0,8 s

Entró una solicitud de cotización. La dejo en el formato de siempre.

Extraje 6 campos con tu esquema1,1 s

Falta la fecha de salida: «la otra semana» no alcanza. Ya se la pedí al cliente.

Origen
Shanghái
Destino
Buenaventura
Equipo
2 × 40' HC
Peso
18 000 kg c/u
Incoterm
FOB
Salida
Pendiente

Tarifa de un nodo determinista42 ms

Esta es la tarifa vigente por contenedor:

Maersk

USD 2.180

Hapag-Lloyd

USD 2.040
Precio al clienteUSD 4.680,00

Supera tu umbral de USD 4.0003 ms

Se la pasé a Laura por Teams para que la apruebe.

Teams · Laura aprobó la cotización

Registrada una sola vez en tu sistema

  1. Captura solicitudes entrantes

    Correo, formulario o chat web entran por un disparador y se normalizan a un mismo mensaje.

  2. Extrae con esquema

    Ruta, equipo, peso, volumen e incoterm se validan campo por campo; si algo no cumple, el flujo pregunta o escala.

  3. Calcula sin equivocarte

    La tarifa la calcula un nodo determinista con tus tablas; el modelo solo entrega parámetros.

  4. Aprueba y registra

    Por encima de tu umbral, la cotización espera a una persona; una vez aprobada, se guarda en tu sistema una sola vez, aunque el cliente escriba dos veces.

Booking: Confirma cada reserva sin correos de ida y vuelta.

Contrato o spot, ruta de la alianza, cut-offs y recargos cambian por naviera. El flujo decide con tus reglas, envía la solicitud y deja el booking confirmado en tu sistema.

02Reserva con la navieraStaging
Bandeja de entradaOutlook
Maersk · Avisos3 oct

Cambio de cut-off · BKG 74 120 553

El cut-off documental pasa al 5 oct, 12:00.

cliente@importadora.example11:05

RE: Cotización urgente Shanghái – Buenaventura

Avisaste al cliente3 oct

Conectado aMaersk · APIHapag-Lloyd · portal
Orbitah

Contrato vigente con Maersk12 ms

Tu contrato con Maersk sale más barato que el spot de hoy, así que reservo por contrato.

Contrato

USD 2.180

Spot

USD 2.410

Tu regla: contrato si cuesta menos que el spot

Solicitud enviada por API1,4 s

Maersk tiene API y la solicitud va directo. Si fuera por portal, te la dejaría lista para confirmar.

Solicitud de bookingAPI · MaerskEnviada
Ruta
CNSHA → COBUN
Equipo
2 × 40' HC
Salida
Semana 41

Maersk confirmó el booking4 min

Booking confirmado. Quedó en tu sistema y en el Run.

Booking confirmadoBKG 74 120 553

MV Cordillera Express · viaje 0412W

ETD 9 octCut-off documental 6 oct, 17:00 5 oct, 12:00

Registrado en tu sistema

Detecté un cambio de cut-off0,6 s

Maersk adelantó el cut-off documental. Ya avisé al equipo y al cliente.

Se adelantó el cut-off documental−29 h
Equipo de operacionesAvisado
ClienteAvisado

  1. Decide contrato o spot

    Una condición compara tu contrato vigente con la oferta spot y elige según la política que definas.

  2. Envía por API o deja listo el portal

    Con API, un conector envía la solicitud y recibe el número de booking; sin API, la solicitud queda lista y una persona la confirma en el portal en minutos.

  3. Confirma y registra

    Booking, buque, ETD y cut-off documental quedan en tu sistema y en el Run.

  4. Avisa a tiempo

    Un cambio de buque o de cut-off dispara un correo al equipo y, si lo defines, al cliente.

Instrucciones de embarque: Presenta cada SI sin rechazos por formato.

Cada naviera tiene sus reglas de caracteres, sus campos obligatorios y sus declaraciones. El flujo arma el SI con los datos del booking y del cliente, lo valida contra las reglas de esa naviera y pide una revisión antes de enviarlo.

03Instrucciones de embarqueStaging
Bandeja de entradaOutlook
Maersk · Documentación3 oct

SI recibido · BKG 74 120 553

cliente@importadora.example3 oct

Documentos BKG 74 120 553

Laura, te adjunto factura y lista de empaque. Marcas: IMP-ANDINA / BUN / 1-412.

Factura comercial.pdfLista de empaque.pdf
Maersk · Bookings29 sep

Confirmación BKG 74 120 553

Conectado aMaersk · APIHapag-Lloyd · portal
Orbitah

SI armado desde 3 fuentes1,6 s

Armé el SI con la confirmación de Maersk y los documentos que mandó el cliente.

SI · BKG 74 120 553

  • ShipperExportadora del Pacífico S.A.
  • ConsigneeImportadora Andina SAS
  • NotifyIgual al consignee
  • DescripciónREPUESTOS INDUSTRIALES P/REDUCTORES
  • MarcasIMP-ANDINA / BUN / 1-412
  • Código HS8483.40

24 campos validados · 1 corrección42 ms

La descripción tenía 38 caracteres por línea y Maersk admite 35. La recorté sin cambiar el sentido.

Descripción · línea 1Maersk admite 35 caracteres por línea

−REPUESTOS INDUSTRIALES PARA REDUCTORES38

+REPUESTOS INDUSTRIALES P/REDUCTORES35

Sin señales de carga DG0,4 s

Revisé descripción, código HS y documentos: no hay señales de mercancía peligrosa, así que no hace falta declaración DG.

  • Descripción sin términos de carga peligrosa
  • HS 8483.40 fuera de la lista IMDG
  • Ningún documento menciona baterías ni químicos

Listo para enviar por API0,2 s

Antes de enviarlo, se lo pasé a Laura para que lo revise.

Teams · Laura revisó el SI

Enviado por API · Maersk

  1. Arma el SI desde tus datos

    Shipper, consignee, notify, descripción y marcas salen del booking y de los documentos del cliente.

  2. Valida las reglas de la naviera

    Un nodo determinista comprueba longitudes, códigos HS y campos obligatorios antes de enviar.

  3. Detecta mercancía peligrosa

    Si la descripción sugiere carga DG, el flujo exige la declaración y escala a una persona.

  4. Envía o deja listo

    Por API se envía; por portal queda preparado para que alguien lo cargue sin volver a teclear.

Documentación: Evita el roleo de carga por un documento tardío.

VGM, declaraciones, manifiestos anticipados, pre-alertas y plantillas aduaneras tienen ventanas distintas y tolerancias distintas. El flujo lleva la lista por embarque y avisa antes de que cierre cada una.

04Documentos del embarqueStaging
Expediente · BKG 74 120 553
Cut-off 5 oct, 12:00

  • VGM

    Enviado · 3 oct, 16:20

  • Declaración DG

    No aplica a esta carga

  • Pre-alerta al agente destino

    Enviada · 4 oct, 11:30

  • Manifiesto anticipado

    Presentado · 4 oct, 18:05

  • Plantilla aduanera

    Presentada · 5 oct, 09:42

Conectado aMaersk · APIHapag-Lloyd · portal
Orbitah

5 documentos con su ventana0,9 s

Armé la lista contra el cut-off del 5 oct, 12:00. Cada documento tiene responsable y ventana.

Pre-alerta redactada con IA2,1 s

Redacté la pre-alerta para el agente en Buenaventura con los datos del embarque. Laura la revisa antes de enviarla.

agente@buenaventura.exampleRedactado con IA

Pre-alerta BKG 74 120 553

Llegan 2 × 40' HC con 412 cajas en la MV Cordillera Express, ETA 7 nov.

Revisada por Laura

2 ventanas cierran en menos de 24 h4 oct, 06:00

El manifiesto cierra en 18 h y a la plantilla aduanera le falta el certificado de origen. Se lo escalé a Laura.

Teams · Laura, falta el certificado de origen

Cierra en 18 h

4 envíos con marca de tiempo12 ms

Todo quedó presentado antes del cut-off. Cada envío está en el Run con su marca de tiempo.

Evidencia en el Run
  • VGM3 oct, 16:20
  • Pre-alerta4 oct, 11:30
  • Manifiesto anticipado4 oct, 18:05
  • Plantilla aduanera5 oct, 09:42

Mantiene el zarpe del 9 oct

  1. Una lista por embarque

    Cada documento con su estado, su responsable y su ventana de presentación.

  2. Genera lo repetitivo

    Pre-alertas y plantillas se redactan con IA a partir de los datos del embarque y una persona las revisa.

  3. Avisa antes del cierre

    Un temporizador vigila cada ventana y escala cuando falta poco y no hay evidencia de envío.

  4. Guarda la evidencia

    Cada envío queda en el Run con marca de tiempo, para auditoría y reclamos.

Conocimiento de embarque: Corrige el BL antes de que te lo cobren.

Las correcciones tardías se cobran y algunas decisiones no se pueden deshacer. El flujo compara el borrador con las instrucciones, marca las diferencias y deja en manos de una persona lo irreversible.

05Revisión de BLStaging
Bandeja de entradaOutlook
Maersk · Documentación8 oct

RE: BL borrador · corregido

Maersk · Documentación8 oct

BL borrador · BKG 74 120 553

Pediste la corrección8 oct

Conectado aMaersk · APIHapag-Lloyd · portal
Orbitah

Borrador contrastado con el SI1,8 s

Leí el borrador y un nodo determinista lo comparó campo por campo con el SI que enviamos.

Borrador frente al SI

CampoBorradorSI
ConsigneeImportadora Andina SASCorregido por MaerskImportadora Andina SAS
Peso bruto36 000 kg36 000 kg
SellosML-CO 4471, 4472ML-CO 4471, 4472

12 campos comparados · 9 iguales no se muestran

1 diferencia en 12 campos40 ms

El consignee no coincide con el SI. Conviene corregirlo ahora: después del zarpe se cobra.

Consignee· No coincide con el SI

Maersk lo tomó de tu perfil de cliente, no del SI

Corregirlo después del zarpe cuesta USD 150

Correo en el mismo hilo0,7 s

Le pedí a Maersk el cambio exacto, en el mismo hilo del borrador.

documentacion@naviera.exampleEnviado

RE: BL borrador · BKG 74 120 553

Consignee: cambiar «Importadora Andina S.A.S.» por «Importadora Andina SAS», como figura en el SI.

1 decisión que no se deshace3 ms

El tipo de BL no se puede cambiar después en Maersk, así que esa decisión es de una persona.

Tipo de BLIrreversible con esta naviera
Original · 3 ejemplaresSea Waybill

Teams · Laura aprobó: Original, 3 ejemplares

  1. Compara borrador e instrucciones

    La IA lee el borrador y un nodo determinista contrasta cada campo con el SI.

  2. Marca diferencias con contexto

    Consignee, peso, sellos: cada diferencia con su origen y lo que cuesta corregirla tarde.

  3. Pide la corrección

    Un correo a la naviera con los cambios exactos, en el mismo hilo.

  4. Aprueba lo irreversible

    Original o Sea Waybill, número de ejemplares, liberación: siempre una persona.

Tracking de contenedores: Entérate de un retraso antes que tu cliente.

Unas navieras publican eventos por API; otras solo tienen portal. El flujo consolida ambos en una sola cronología por embarque y responde al cliente antes de que pregunte.

06Seguimiento de contenedoresStaging
Bandeja de entradaOutlook · WhatsApp
Maersk · API DCSA14 oct

Transbordo en Balboa reprogramado

WhatsApp · Importadora Andina10 oct

Hola, ¿dónde va mi carga?

Respondido por Orbitah10 oct

Lectura programada9 oct

Cada 6 h · BKG 74 120 553

Conectado aMaersk · API DCSATerminal · portal
Orbitah

Portal leído en modo lectura8,4 s

La terminal no tiene API, así que un agente de navegador aislado leyó su portal. Guardé la captura como evidencia.

terminal-shanghai.example/contenedoresSolo lectura
ContenedorEstadoETA
MSKU 482 913-0Zarpó de Shanghái7 nov
TCLU 771 204-5Zarpó de Shanghái7 nov

Captura guardada · 9 oct, 06:10

4 eventos en una cronología30 ms

Junté los eventos de la API de Maersk con lo que leí en el portal, en una sola cronología por contenedor.

Cronología · MSKU 482 913-0

  1. Gate in

    6 oct, 08:14

    Portal

  2. Cargado a bordo

    8 oct, 21:40

    API DCSA

  3. Zarpó

    9 oct, 03:12

    API DCSA

  4. ETA Buenaventura

    7 nov 10 nov

    Estimada

Último evento: zarpó el 9 oct20 ms

El cliente preguntó por WhatsApp. Le respondí con el último evento y la ETA.

WhatsAppEnviado

Zarpó de Shanghái el 9 oct en el MV Cordillera Express. Llegada estimada a Buenaventura: 7 nov.

La ETA se mueve 3 días15 ms

Maersk reprogramó el transbordo en Balboa y la ETA pasa al 10 nov. Avisé al equipo; el aviso al cliente lo aprueba Laura.

ETA Buenaventura7 nov10 nov+3 días
Equipo de operacionesAvisado
ClienteLaura aprobó · avisado

  1. Lee portales sin API

    Un agente de navegador aislado entra, lee el estado y devuelve el dato con su evidencia.

  2. Consolida eventos

    Eventos de API y lecturas de portal en una sola cronología por contenedor.

  3. Responde «¿dónde va mi carga?»

    Un chat o un correo del cliente se responden con el último evento y la ETA.

  4. Avisa de excepciones

    Un retraso o un rollover dispara aviso al equipo y, si lo defines, al cliente.

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